Inköp av ECM system – Vad styr ert val?
Vi var i kontakt med ett bolag som var ute efter ett system som kunde hjälpa till med avtalshantering. Efter första mötet var vi överens om att detta var ett primärbehov, de hade behov av få kontroll på:
- Alla inkommande mail
- Bättre funktion kring alla pappersbaserade handlingar
- Bättre funktioner för filer på servern också
- Under resans gång byttes IT chefen ut och en ny konsult kopplades in.
Plötsligt var det priset som var den styrande faktorn. De hade nu hittat något billigt på nätet som enligt systemspecifikationen skulle lösa problemet. Det blev ett billigare avtalshanteringssystem på nätet.
Fattar vi sådana beslut själva också?
Vår rekommendation är att alltid kontrollera och säkerställa effekt innan beslutet fattas. Om den billiga lösningen är svår att hantera, svår att importera in nya handlingar i, inte går att bygga vidare på så kommer det att krävas fler lösningar vilket försämrar effekten.
Sätt även ut vilka effektmål vi vill uppnå. Var kritisk och noggrann så att vi kontrollerar hur systemet jobbar, hur många moment som behövs i varje steg i det vardagliga arbetet. Om det blir för många steg kommer lösningen inte att användas:
”Jag gör som jag alltid gjort för det är enklare!’
Fundera också om processen kan automatiseras. Det finns mycket att tjäna och framför allt organisationen upplever en bättre förändring ifall allt upplevs enklare.